Задачка по коллективной работе с документами


BTW. Починил сервер. Точнее, заменил на новый, и настроил его. Через него теперь и пишу. Где найти быстрый и бесплатный хостинг под картинки и иконки вроде тех, что под этой статьёй? Чтобы они на чём-то независимом лежали и не исчезали каждый раз, когда мой личный сервер бузит. Объём мизерный. Трафик наверное тоже. — UPD. Сунул пока на photobucket.com, посмотрим.

Мысли вслух, и вдруг у кого есть хорошие кейсы. Под катом страшный и оскорбляющий чувства вольных людей текст про документооборот, бюрократию, должностные инструкции, консалтинг и т. п. После чтения фанфика про рационального Гарри Поттера, я считаю, что всё-таки [11+], но вы предупреждены.

В прошлом я уже не раз писал о каталогизации фотографий и, в частности, о стратегии их именования. Эта задача встречается и в других областях. В частности, в коллективной работе над документами.

Задача: придумать такую систему организации/именования файлов, чтобы было удобно работать над ними в группе.

Граничные условия:

  • Среда для пересылки — e-mail. Даже не dropbox. Потому что народ разный, и в проекте ещё и воспитывать всех, обучая работе в какой-нибудь collaboration suite, задача дохлая. Я пробовал несколько раз, уж лучше потратить силы на разгребание. Следствие e-mail — нет единого центрального хранилища.
  • Файлы в формате MS Office. Word, Excel, etc. Или freeware аналогов, не суть. Google Docs–. Увы, мне их система чем-то нравится, особенно с новыми иерархическими комментариями.
  • Внутренняя система рецензирования и версий Ворда… Ну, мы порой пользуемся. Но у неё много подводных камней и неудобств. Её тоже хочется избежать.
  • Теги и метаданные — забыли. Никто не будет ими пользоваться, чес-слово. Хотя прямо сейчас я вытер слезу. Обожаю теги. Они у меня везде. И в фотографиях, и даже в evernote каталог ссылок, база знаний и персональный дневник — всё с тегами.
  • По каждому из документов есть координатор/ответственный. Который альфа и омаха ©. И есть участники, которые не будут париться с именованием и другими схемами. То есть вся работа ложится на координатора.
  • В системе (в именах, в чём-то ещё) крайне желательно учитывать следующие вещи: очевидность всего, свежесть версии документа, о чём документ. Может быть, от кого правки.

Типичный рабочий процесс:

  1. Ответственный за документ (далее, «ответственный») создаёт его. Называет, как надо, выкладывает в некое своё хранилище, ещё что-то делает.
  2. Ответственный рассылает документ участникам. Коллабораторам, во какое слово, писать через «о».
  3. Через день-неделю всё более толстых намёков и требований, ответственный добивается того, что участники вносят в документы правки и отсылают документы обратно.
  4. Ответственный открывает почту, и видит N писем с K файлами. Ему немного страшно. Он сохраняет все документы куда-то, после чего переименовывает их (или ещё как-то помечает), чтобы было понятно, когда и кем внесена правка.
  5. Ответственный «собирает» итоговый документ, как то отмечает, что это его сборка (переименовывает), и отсылает участникам снова — возвращаясь на шаг 2.
  6. Рано или поздно ответственный понимает, что всё. Правки закончены. После чего отмечает документ как «окончательный», рассылает в последний раз и сохраняет до лучших времён. 

Прямо сейчас я использую схему, схожую с той, что для фотографий: «ГГГГММДД-Версия Компания – Название документа (чья правка)». Пример: «20121210-01 Компания X – Должностная инструкция директора департамента Y (Петров).doc». Дата — дата последней правки, версия сквозная, чтобы понять, сколько вообще итераций было с документом, и отличить разные правки, сделанные в один день (редко, но бывает). При таком формате достаточно отсортировать файлы по имени, и самые нижние и будут самыми последними правками. Хотя хорошо бы как то отдельно пометить промежуточную и финальную сборки, чтобы сразу отличить их от присланных правок. 

Есть идеи, как улучшить схему?

Tagged , , , , , , , , . Bookmark the permalink.

Comments are closed.